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• 생성 날짜 2023년 1월 3일
• 마지막 업데이트 2024년 1월 29일

[개인정보보호위원회] 개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편)(2023.1. 개정)

개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편) 2023.1 개정

개인정보보호 가이드라인 (인사·노무편) 2023.1 개정 입니다.

업무에 참고 하시기를 바랍니다.

[개요]

• 본 가이드라인은 인사·노무 업무 단계별로 개인정보 보호법, 채용절차법, 근로기준법 등 근로자 개인정보 처리·보호에 관한 법령을 종합적으로 안내한 지침서입니다.
• 개인정보의 처리 기준과 유의 사항 및 질의응답 등을 체계적으로 정리하여 근로자의 개인정보보호를 목적으로 하였습니다.

[적용 대상 및 범위]

• 입사 지원자 및 근로자
• 근로자 등의 개인정보를 처리하는 사용자

[적용 범위]

채용 준비부터 고용 종료까지 인사·노무 업무 전 과정

• 채용 준비 : 채용 전형, 합격자 통보 등과 관련한 개인정보 처리·보호 방법
• 채용 결정 : 근로자명부 작성 등 법령 준수, 근로계약의 체결 및 이행 등에 따른 개인정보 처리 및 보호
• 고용 유지 : 인사이동, 보수·복리후생 등 인력관리에 따른 개인정보 처리·보호 방법 및 디지털 장치 도입 시 준수 사항 등
• 고용 종료 : 퇴직 근로자의 개인정보 파기 및 경력증명서 발급 등에 필요한 개인정보 처리·보호 방법

[채용 준비 단계]

1. 개인정보보호 원칙에 근거하여 채용 계획 수립
   1. 지원서 접수, 필기시험, 면접 등 채용 전형 단계별로 필요한 최소한의 개인정보를 결정
2. 전형 단계별 필요한 최소한의 개인정보(예시)
   1. 전 단계 공통 : 이름, 전화번호, 주소 등
   2. 서류전형 : 학점, 외국어 성적, 자격증 보유 여부, 연구 실적, 경력 등
   3. 필기시험 : 필기시험 과목별 성적 등
   4. 면접 : 인성, 기타 경험, 경력 및 학업 내용, 포부 등
   5. 신체검사 : 직무 수행 가능 여부 판단에 필요한 최소한의 건강정보

• 채용 이후에 필요한 개인정보로서 직무의 수행에 필요하지 아니한 정보*를 입사 지원 시에 수집하는 것은 최소 수집 원칙에 위배 소지 (*가족수당 지급에 필요한 가족 관계 정보 등)
• 직무의 수행에 필요하지 아니한 개인정보는 채용 절차법에 따라 수집이 금지됨
  • 채용절차법 제4조의3(출신지역 등 개인정보 요구 금지) 구인자는 구직자에 대하여 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 다음 각호의 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증 자료로 수집해서는 아니 된다.
    • 구직자 본인의 용모·키·체중 등의 신체적 조건
    • 구직자 본인의 출신지역·혼인여부·재산
    • 구직자 본인의 직계 존비속 및 형제자매의 학력·직업·재산
• 민감정보* 고유식별정보**는 원칙적으로 수집 금지

[채용 전형 단계]

• 전형 과정에서 필요한 최소한의 개인정보만 제출하도록 채용공고문 등을 통해 입사지원자에게 안내
• 채용 전형에 참여하는 요원이나 면접관 등에게 필요한 최소한의 개인정보만 수집하도록 사전에 교육
• 민감정보*는 꼭 필요하다면 입사 지원자의 동의 또는 법령 근거에 따라 수집
• 입사 지원자가 제출한 각종 학력·성적 등 증명서의 진위가 확인이 필요하다면, 개인정보 처리를 최소화하도록 해당 증명서 발급기관이 제공하는 진위확인 서비스를 활용

[채용 전형 & 채용 결정 단계]

[채용 전형 단계]

• 근로기준법 등 법령상 의무준수를 위해 필요하다면, 해당 법령 근거를 안내하고 개인정보를 수집
• 근로자의 주민등록번호를 처리하도록 하는 4대 보험 등 관련 법령에 따라 주민등록번호 등 개인정보 수집

[채용 결정 단계]

👉🏻 근로계약 등 체결·이행에 필요한 개인정보 수집

• 인사발령·교육훈련·복리후생·연봉계약·근무 성적평가 등 근로계약 체결 및 이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집

[고용 유지 단계]

• 인력배치·인사평가·복리후생 등 관련 개인정보의 수집 및 이용
  • 전보·파견·휴직, 인사평가, 복리후생 제공 등 근로계약의 이행에 필요한 거주지·전문분야·경력 성과 등 최소한의 개인정보 수집·이용은 근로자의 동의 불필요
  • 단, 민감정보·고유식별정보는 원칙적으로 수집이 금지되며 법령에 근거가 있거나 근로자로부터 별도 동의를 받아 수집
    • 노조 가입 여부 등은 민감정보에 해당하므로 법령에 근거가 있거나 근로자로부터 별도의 동의를 받은 경우에만 수집할 수 있음

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