가이드북 무료 배포 하기 전에 개인정보 수집·이용 동의서 확인했나요?
이번 아티클을 꼭 읽어야 하는 분들
- 가이드북 콘텐츠로 잠재고객 모으려는 스타트업 마케터
- 회사 브랜드 인지도를 위해 가이드북을 배포하려는 마케터
- 업무에 필요한 인사이트를 얻기 위해 가이드북을 읽는 독자
우리 회사가 가이드북을 무료로 배포하는 결정적 이유
가이드북, 무료로 배포 하기 전에 개인정보 규제는 알고 계시나요? 최근 자회사의 노하우가 담긴 가이드북을 무료로 배포하는 온라인 광고가 증가합니다. 최근 인스타그램이나 페이스북을 확인하면, 가이드북을 소재로 SNS 광고를 집행하는 회사가 많습니다.
그러나 가이드북을 배포하는 과정에서 필요한 고객의 개인정보가 있습니다. 바로 이메일 주소입니다. 이메일 주소는 개인정보에 포함된 항목으로, 주로 구글폼이나 네이버폼 등을 이용해 고객의 개인정보를 수집합니다. 그러나 구글폼을 통해서 개인정보를 수집할 때, 개인정보 규제를 지키지 않는다면 전체 매출액의 최대 3%를 과태료로 납부해야만 합니다.
이제부터 눈 크게 뜨고 읽어주세요. 적법하게 수집되지 않거나 관리되지 않는 개인정보 유형에 대해 알려드립니다.
개인정보 수집·이용 동의서 제대로 작성하는 방법
개인정보 수집·이용 동의서 작성 시 거부 항목을 제외 할 때
가이드북을 받기 전에 개인정보 수집·이용 동의서 페이지를 확인하신 적 있으신 가요? 자세히 살펴보면 법률에 따른 수집 항목을 작성하지 않는 경우가 흔합니다. 대표적으로 수집 동의 여부에 따른 불이익을 받을 수 있는 항목을 누락한 경우죠. 거부 항목의 누락은 사소한 실수이지만 나비효과처럼 큰 파장을 야기할 수 있습니다.
올바르지 못한 용어의 사용
개인정보 수집·이용 동의서와 개인정보처리방침을 헷갈리는 분들이 많습니다. 개인정보처리방침에 기재 되어야 할 내용을 개인정보 수집·이용 동의서에 작성하는 분도 있습니다.
이런 점을 주의해서 동의서를 작셩해야 합니다. 주로 개인정보 수집 및 이용 동의서에 작성되어야 할 항목은 아래와 같습니다.
- 수집 목적
- 수집 항목
- 보유 이용 기간
- 거부시 불이익 조항
보유 이용 기간이 지난 고객 정보의 미파기
구글폼과 네이버폼으로 수집한 개인정보는 마케터가 보유 이용기간을 일일이 확인하여 파기해야 합니다. 그러나 업무가 많은 마케터 분들이 개인정보 보유 이용 기간을 일일이 확인할 수 없는 것도 현실입니다. 보유 이용기간을 확인하지 못한 실수는 과태료, 벌금, 서비스 이미지 실추 등 예기치 않은 큰 파장을 일으킬 수 있습니다. 이외에도 개인정보 수집·이용 동의서에 고려해야 할 부분이 많습니다.
만약 이런 법률 조항을 알고 싶지 않다면? 바로 아래를 읽어주세요.
캐치폼으로 개인정보보호 규제 준수해요
캐치시큐의 캐치폼은 개인정보 규제를 완벽하게 준수할 수 있는 개인정보 수집 폼입니다.
AI 기술이 적용된 캐치폼은 제작 단계에서 개인정보 항목을 분류할 수 있습니다. 캐치폼은 개인정보의 종류인 민감정보, 주민등록번호 등 개인정보 종류를 자동으로 분류해요. 이에 따라 구글폼을 이용할 시에는 수집하는 방법에 사소한 차이가 있습니다.
그러나 캐치폼은 제작 단계부터 개인정보 규제를 공부할 필요가 없어서 사용자 편의성이 뛰어납니다. 특히 캐치폼은 개인정보 수집, 보관, 파기까지의 개인정보 라이프 사이클을 제공해 고객의 개인정보를 철저하게 관리합니다.
개인정보 수집 단계
캐치폼은 제작 단계에서 관련 규제를 준수할 수 있게 도와드립니다. 수집하려는 개인정보를 입력하면 AI가 규제에 따른 개인정보 항목을 분류합니다.
사연을 접수하는 항목에서는 응답자의 건강, 정치적 사상 등이 포함되어 있다면 민감정보로 분류해요. 또한 본인인증 및 전자서명 기능을 추가해 응답을 받을 수 있습니다. 이는 경품 제세공과금 업무 처리 등 세무 관련 업무 처리를 할 때 유용하게 사용할 수 있습니다.
수집 단계가 끝나면 개인정보 수집 및 이용 동의서를 자동으로 설정할 수 있습니다. 수집하는 목적, 필수 항목, 보유 이용 기간이 자동으로 반영된 동의서를 만나볼 수 있습니다.
마케팅 활용 목적
만약 해당 가이드북이 홍보 및 마케팅 수집에 활용되었다면 개인정보 수집 동의서와 함께 마케팅 수집 이용 동의서를 작성합니다. 캐치폼은 개인정보보호 관련 규제를 몰라도 옵션만 선택하면 필요한 마케팅 동의서를 자동으로 생성할 수 있습니다.
개인정보 보관 및 보호
캐치폼의 제작을 완료하면, 고객 개인정보를 보관할 수 있습니다. 아울러 첨부 파일에 업로드 된 이미지는 워터마크가 자동으로 기재되어, 누가 내려받았는지 확인할 수 있습니다.
만약 해당 정보가 유출됐을 시에는 워터마크를 근거로 누가 유출했는지 알 수 있습니다. 그래서 책임 소재를 명확히 할 수 있는 게 장점입니다. 또한 개인정보를 보관할 시에는 법률에 따른 안전 조치를 자동으로 구현할 수 있습니다. 캐치시큐는 워터마크 기능, 다운로드 시 파일 암호화 기능 등을 통해 개인정보를 안전하게 보관할 수 있습니다.
개인정보파기
- 담당자파기
- 캐치폼의 답변 목록 페이지에서 ‘전체 동의 철회’버튼을 클릭해 주세요. 사용자가 직접 개인정보를 파기할 수 있습니다. 해당 개인정보는 복구할 수 없는 방법으로 완전히 삭제됩니다.
- 정보 주체의 직접파기
- 캐치폼 생성 시에 이름과 이메일을 수집했다면, 응답자가 답변 제출 시 응답자의 이메일로 개인정보 영수증이 발송됩니다.
- 응답을 확인하려면, 제출 시 이메일을 통해 ‘동의 이력 조회’ 메일이 발송 돼요. 그래서 제출한 정보와 유효기간(파기시점)을 정보주체가 직접 확인할 수 있습니다. 만약 응답 내용이 틀렸거나, 제출한 개인정보를 파기하고 싶다면 정보주체(응답자)가 직접 정보를 파기할 수 있습니다.
마치며
잠재 고객 확보를 위한 가이드북 콘텐츠 무료 배포! 그러나 이 과정에서 개인정보 수집을 잘못하면, 오히려 우리 회사 서비스 신뢰를 잃을 수 있어요.
특히 올바르지 않은 개인정보 수집·이용 동의서는 과태료 납부로 이어줄 수 있습니다.
어려운 개인정보보호 규제를 공부하지 않고 쉽게 해결하고 싶다면? 캐치폼을 도입하세요.
여러분의 개인정보보호 전문가가 되어드립니다!
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