구글폼을 사용할 시에는 까다로운 개인정보 규제를 모두 이해해야 됩니다.
누가 읽으면 유용할까요?
- 구글폼으로 설문조사를 진행하는 기획자
- 온라인 이벤트를 진행할 때 개인정보를 수집하는 마케터
- 개인정보 규제를 이해하고 싶지 않은 모든 분들
구글폼 VS 캐치폼, 캐치폼이 도대체 무엇인가요?
안녕하세요. 캐치시큐입니다. 이번에는 온라인 설문조사를 진행할 때 주로 사용하는 설문폼에 대해 알아볼게요. 온라인 설문 조사 폼인 <구글폼>과 캐치시큐의 <캐치폼>을 비교합니다.
필드에서는 주로 구글폼을 사용합니다. 구글폼은 구글워크 스페이스와 연동이 가능하여 사용자 편의성이 뛰어나다는 장점이 있어요. 그러나 개인정보 수집·동의서 양식을 제공하지 않는 단점이 있습니다. 법령에 근거한 동의서 양식이 첨부되어야 하는데, 이를 제공 받지 못하는 셈이죠. 그래서 실무자는 다른 회사의 개인정보 수집·이용 동의서 양식을 그대로 베껴 쓰는 경우가 많습니다. 문제는 그 양식이 규제에 적법한 가? 입니다. 만약 규제를 어겼다면 개보위로부터 과태료 부과 처분을 받을 수 있습니다. 최근 들어 과태료를 납부하는 기업도 생기고 있죠.
담당자는 구글폼을 사용할 시에는 개인정보 관련 규제를 모두 이해해야 합니다. 만약 관련 규제를 이해하지 못한 채로 개인정보를 관리하다 실수하면 어떻게 될까요? 바로 개인정보보호법 위반입니다. 물론 감독기관에 걸리지만 않으면 문제는 없겠죠. 그런데 최근 들어 개인정보보호위원회의 움직임이 예사롭지 않습니다. 개보위는 최근 전체 회의에서 관련 법규를 위반하는 기업에게 과징금·과태료 처분을 내리고 있거든요. 금년 9월 개정 개인정보보호법이 시행되면 기업의 부담은 더욱 커질 것으로 보입니다.
이런 단점을 보완해 출시된 설문조사폼이 바로 <캐치폼>입니다. 캐치시큐에서 제작한 캐치폼은 어렵고 까다로운 개인정보 규제를 담당자가 이해할 필요가 없습니다. AI 기술을 접목한 캐치폼은 개인정보, 민감정보, 가명정보 등을 자동으로 분류하여 개인정보수집 동의서를 자동으로 제작할 수 있습니다!
그러면 구글폼과 캐치폼에는 어떤 기능이 있을까요? 함께 보시죠!
설문조사 할 때는 개인정보 규제를 꼭 알아야 합니다.
개인정보를 수집할 시에는 앞서 <개인정보 수집 동의서>가 필요하다고 설명드렸습니다. 그러나 개인정보 수집 동의서에도 목적에 따라 수집 가능한 개인정보가 다른데요.
가령 채용 계약은 계약의 체결 및 이행과 관련 있는 내용만 수집하셔야 됩니다. 채용계약인데 부모의 직업과 나이가 필요할까요? 가족사항과 지원자 신체 정보·종교 취미 등의 개인정보는 ‘채용 계약’ 시에는 수집할 수 없습니다.
하지만 현업에서는 관련 없는 정보를 수집하는 경우가 빈번합니다. 이는 담당자의 무지이므로 주의하셔야 합니다. 만약 인사팀 담당자가 지원자의 연락처가 필요하면, 지원자 휴대폰번호·자택전화번호 등 각각의 수집 정보와 함께 목적 이유를 지원자(정보주체)에게 알려주시기를 바랍니다.
구글폼은 개인정보 수집·이용 동의서를 제작할 수 있을까?
구글폼은 제작자가 양식을 자유롭게 만들 수 있어 편의성이 뛰어나기 때문이죠. 다만 이 과정에서 많은 규제를 알아야 합니다.
동의서를 제작할 때는 ① 수집 목적 ② 수집 항목 ③ 보유 및 이용기간을 필수로 기재해야 합니다.
그러나 일부 기업은 이러한 항목을 기재하지 않습니다. 심지어 개인정보 수집·이용 동의서를 제작하지도 않죠. 만약에 실무자가 이런 규제를 전혀 이해하지 못하고 개인 정보를 수집했다면? 규제 위반으로 과태료 처분 대상입니다.
캐치폼은 개인정보 규제 준수하며 정보주체의 정보를 지켜요
캐치폼은 제작 단계부터 AI가 개인정보 항목을 분류합니다. 관련 정보가 민감정보인지? 개인정보인지? 가명정보인지? 자동으로 구분하죠. 그래서 사용자는 제작단계부터 해당 조항이 어떤 정보인지 공부할 필요가 없습니다.
캐치폼은 응답자의 적극적 동의 의사 확인이 가능한 체크 박스도 자동으로 제작할 수 있습니다. 법정 필수 항목을 모두 포함한 개인정보 수집·이용 동의서를 자동으로 만들어, 사용자는 필수적으로 기재해야 할 규제를 공부할 필요가 없습니다.
안전조치 의무 위반으로 과태료 내는 기업이 늘고 있습니다
개인정보보호위원회에 따르면 최근 안전조치의무 위반으로 과태료를 납부하는 기업이 늘고 있어요. 외부 해킹으로 인한 유출이 대부분이지만, 자세히 보면 실무자의 단순 실수가 근본적 원인이 되고 있습니다.
개인정보보호위원회는 지난 7월 26일 열린 전체 회의에서 전국연합학력평가 성적이 유출된 경기도교육청을 포함한 13개 공공기관에 대해 제재 처분을 내렸습니다. 조사 결과, 경기도 교육청은 온라인시스템의 접근 통제를 제대로 하지 않았습니다. 아울러 안전한 인증 수단 없이 시스템을 운영한 사실이 밝혀져 충격을 더했습니다. 최신 보안패치를 적용하지 않았고, 접속 기록을 점검하지 않아 문제는 더욱 커습니다. 아울러 보유기간이 지난 성적 정보를 파기하지 않는 등 전반적인 관리 부실 사실이 밝혀졌습니다.
주의 깊게 봐야할 점은 보유기간이 지난 성적 정보를 파기하지 않은 것입니다. 이는 실무자가 해당 자료만 파기했다면 유출로 이어지지 않았다는 걸 의미합니다. 이런 사례가 최근 들어 증가하고 있습니다. 더 큰 문제는 9월 15일 이후 부터입니다. 개정된 개인정보보호법이 시행되면 기업은 앞으로 더 큰 제제를 받게 되는 셈이죠.
개인정보보호법 제29조에 따르면 안전조치를 의무화하고 있습니다. 해당 조항을 요약하면, 개인정보를 관리할 때 △개인정보 목록 마스킹 처리 △개인정보 다운로드 기록 등을 필수화해야 합니다. 그러나 구글폼은 이런 기능이 없기에 보안에 취약하다는 단점이 있습니다. 이에 응답자도 설문조사를 시행할 시에는 꺼림칙한 기분을 받을 수 밖에 없습니다.
반면 캐치폼은 규제를 걱정할 필요가 없습니다. 캐치폼은 안전조치 준수 및 사용자 편리성을 위한 기능을 제공하고 있기 때문입니다.
- 마스킹처리 기능
- 엑셀 다운로드 기능
- 로그기록 확인
- 정보주체 스스로 응답 정보 파기 기능
구글폼과 캐치폼의 차이는? “자동 파기”
파기를 하지 않아 과징금을 내는 기업이 증가하고 있다고 설명했습니다. 구글폼은 관련 폼을 실무자가 확인하여 삭제해야 됩니다. 반면 캐치폼은 고객의 정보가 자동으로 파기 됩니다. 그래서 실무자가 다른 업무에 집중할 수 있습니다. 이와 아울러 정보주체가 스스로 자신의 정보를 파기할 수 있는 기능까지 있어 완벽하게 파기할 수 있어요. 그러므로 실무자의 사소한 실수로 개인정보를 유출할 가능성은 현저히 낮습니다.
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캐치시큐는 개인정보 담당 인력이 없는 기업에게 개인정보 수집·동의서와 개인정보 처리방침 제작 업무를 자동화해 제공하는 개인정보 규제 준수 솔루션(SaaS) 서비스 입니다. 개인정보 수집부터 보관, 파기까지 쉽고, 안전하고, 체계적으로 관리하는 개인정보 관리 서비스를 제공하고 있습니다.
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